Adobe Experience Manager Guides

AEM Guides ist in Adobe Experience Manager Assets integriert - technische Illustrationen und Marketing-Assets werden demnach in AEM Assets verwaltet. XML und DITA haben sich als internationale Standards bei technischen Dokumentationen durchgesetzt. AEM Guides bringt daher eine Reihe an visuellen XML-Bearbeitungstools mit. Mit diesen Tools lassen sich sogenannte DITA-Topics und DITA-Maps erzeugen. DITA steht für „Darwin Information Typing Architecture“.

• Darwin – DITA verwendet Spezialisierung und Vererbung, analog zu Charles Darwins Ideen zur Entstehung der Arten.
• Information Typing – Informationseinheiten werden in DITA ihrem Inhalt nach typisiert.
• Architecture – DITA ist eine Architektur. Sie ist nicht nur einfach eine DTD, sondern beinhaltet auch Regeln für die Ableitung von neuen Informationseinheiten.

DITA wiederum ist ein OASIS Standard (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), der eine XML-basierte Informationsarchitektur bietet, die speziell für die Pflege komplexer Dokumente und Information geschaffen wurde. DITA wurde entwickelt, um umfangreiche Dokumente und ganze Gruppen von Dokumenten mit Hilfe einheitlicher Konzepte zur Wiederverwendung von Inhalten zu managen.

Wenn wir von technischen Dokumentationen sprechen, verstehen wir darunter auch Bedienungsanleitungen, Schulungsunterlagen, Produktkataloge, Datenblätter, Aufbauanleitungen etc. Bei der Erstellung dieser Unterlagen gab es in der Vergangenheit vor allem diese beiden "Lager":

• Unternehmen und technische Redakteure, die „in Handbüchern denken": Bei diesem Ansatz läßt man allerdings die Möglichkeiten anderer Ausgabeformate, wie Website und App, außen vor: Darunter leiden die visuelle Ausgestaltung, die Customer Experience durch fehlende Personalisierung, Multi Device Delivery (PDF vs Handy) und Vermarktungspotentiale durch Cross-Sell / Up-Sell / Lead Generation über digitale Kanäle.

• Unternehmen und technische Redakteure, die vor allem „in Marketing- und Vertriebsprozessen“ denken und dabei Normen und Standards vernachlässigen.

Der Charme von AEM Guides ist, dass die Lösung beide "Lager" bedient. Bevor wir jedoch in die Technologie einsteigen, möchte ich vorneweg noch ein paar Sätze zu den beiden grundlegenden, technologischen Ansätze schreiben:

AEM Guides bringt auch einen eigenen, webbasierten XML Editor mit. Technische Redakteure müssen also nicht den „Umweg“ über einen externen XML Editor gehen. An dieser Stelle mag man sich fragen, was die perspektivische Daseinsberechtigung eines Desktop Editors: es ist wohl vor allem die Offline-Arbeit an Dokumenten.

Über den benutzerfreundlichen Webeditor lassen sich darstellungsunabhängige Inhalte erstellen. Zusätzlich lassen sich Inhalte aus Word, HTML, InDesign usw. über ein eigenes Framework in das DITA-Format überführen.

AEM Guides bietet die derzeit besten Content-Management-Funktionen, wie eine erweiterte Wiederverwendung von Content, eine Versions- und Verweisverwaltung, ein Tag-Management für Suche und Metadaten oder Übersetzungs-Workflows.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen auf Basis von Adobe Sensei ermöglichen eine schnelle Bereitstellung und ein einfacheres Auffindung von Inhalten.

Die webbasierte Abstimmung spart Zeit und ermöglicht die Zusammenarbeit mehrerer Autoren und Prüfer in Echtzeit. Administratoren können Nutzern unterschiedliche Rollen zuweisen und den Fortschritt über Admin-Dashboards verfolgen.

Fertige Dokumentationen können in unterschiedlichen Kanälen zur Verfügung gestellt werden, wie Web, App, Portal, Print oder PDF.

Über AEM Guides lassen sich technische Dokumentationen nativ in Adobe Experience Manager Sites veröffentlichen. Durch die Verwendung von Publishing-Engines und REST-APIs lassen sich die Inhalte aber auch an vielen weiteren Berührungspunkten wie HTML-Websites, CRM-Plattformen, IoT-Apps, Chatbots, KINDLE, etc. bereitstellen. Die Vorteile einer digitalen Bereitstellung liegen auf der Hand:

• Der Abruf digitaler Dokumentationen kann analysiert werden (wie häufig werden welche Dokus abgerufen, wie werden sie benutzt)
• Dokumentationen können in einem größeren Marketing-Kontext gesehen werden (personalisierte Inhalte und Angebote)
• Dokumentationen sind responsiv und werden auf allen Endgeräten optimiert angezeigt

Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG erfordert allerdings nach wie vor, dass einer ausgelieferten Maschine eine Gebrauchsanweisung in gedruckter Form beigelegt wird und diese innerhalb der Europäischen Union auch in die Amtssprache des Export-Landes übersetzt ist.

Aber auch das ist kein Problem, denn die Bereitstellung kann auch durch native Veröffentlichungen in Adobe PDF und als Druckerzeugnis erfolgen.

Wir alle kennen den Spruch „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“. Im Bereich der technischen Dokumentationen lässt er sich wie folgt erweitern:

„Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte, ein 3D-Modell sagt mehr als 1000 Bilder.“

Die Gesetzgebung verlangt zwar nach wie vor gedruckte Anleitungen, aber der Trend geht sehr stark in die interaktive Darstellung von Inhalten. 3D-Modelle von Geräten lassen sich bereits seit vielen Jahren als Adobe PDFs im Adobe Reader anzeigen. (CAD-Konstruktionszeichnungen, die bspw. mit Auto-CAD erstellt wurden, lassen sich über ein Acrobat Plug-in in ein PDF einbetten. Dieses kann wiederum von Endanwendern im kostenlosen Adobe Reader geöffnet werden.)

Aber auch für die Webwelt bietet Adobe durch AEM Assets Dynamic Media die Möglichkeit zur Darstellung von 3D Assets.

Jedes Unternehmen, das etwas herstellt, braucht eine Lösung für die technische Dokumentation.

Bilder, Videos, Animationen und 3D Modelle sind international. Sie müssen nicht übersetzt werden und beschreiben mehr als Worte. Diese Assets werden immer stärker in den Fokus interaktiver Dokumente rücken.

Kunden wünschen sich einen fließenden Übergang von der Marketing- in die technische Dokumentation. Aktuell gibt es noch eine große Diskrepanz zwischen den beiden in der Aufmachung, Qualität und Modernität. Zukünftig soll es keinen spürbaren Unterschied mehr geben, da beides gleichermaßen zur Customer Experience gehört.

Unternehmen lechzen sprichwörtlich nach einer Lösung. In vielen Unternehmen gibt es Tech Doc Abteilungen, die in der Konstruktionsabteilung förmlich nach Unterstützung "betteln" müssen. In der täglichen (abteilungsübergreifenden) Arbeit gibt es ein großes Potential für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, etwa durch automatisierte Übersetzungen, Content Reuse oder Abstimmungsworkflows.

Wir haben jetzt ausgiebig über die „WIE“-Plattform von Unternehmen gesprochen. Wenn alles perfekt dokumentiert und visualisiert ist, stellt sich nur die Frage, wie die Mitarbeiter geschult werden, die entsprechenden Maßnahmen durchzuführen. Auch dafür hat Adobe eine entsprechende AEM Erweiterung  und zwar AEM Learning Management (ehemals Captivate Prime). Aber dieses Thema vertiefen wir ein anderes Mal.