Adobe Experience Manager (AEM) Forms

Adaptive Forms

Endgeräteübergreifende Formulare: Adaptive Forms ermöglichen die Erstellung von endgeräte-optimierten, responsiven HTML Formularen, die auf allen (mobilen) Devices optimal angezeigt werden. Anwendung findet diese Technologie: - bei endgeräteübergreifenden Formularprozessen (z.B. bei Versicherungen, Banken, Versorgern etc.) - als offline-fähige HTML Formulare in Verbindung mit der AEM Forms Workspace App für den Außendienst (Makler, Servicetechniker, etc.) - als zentraler und unternehmensweiter Formularstandard.

Formularportal

Zentrale Formularverwaltung: Das Formular Portal bietet die Möglichkeiten, Formulare zentral abzulegen, zu verwalten, versionieren, verschlagworten, suchen, veröffentlichen und auch wieder zu deaktivieren. Aus Sicht des Unternehmens ist das Formularportal die zentrale Oberfläche, um alle Formulare (PDF, HTML, Adaptive Forms) an einer Stelle zentral zu verwalten. Für Kunden und Mitarbeiter ist das Formularportal die zentrale Anlaufstelle für das Finden von Formularen und Anstoßen von Formularprozessen.

Forms

Formularbestandteile zentral verwalten: Die Forms Lösung ermöglicht die real-time Erzeugung von Formularen aus einer Formularvorlage. Dabei können wiederkehrende Formularbestandteile wie bspw. Kopf- oder Fusszeile als sogenannte Fragmente zentral zugesteuert werden. Änderungen an Formularfragmenten können zentral vorgenommen werden und vererbenen sich dabei auf alle referenzierten Formulare. Banken und Versicherungen haben zum Teil 1000e von Formularen im Einsatz. Änderungen der Fusszeile, bspw. beim Wechsel in der Vorstandschaft, müssen bei der Verwendung von Fragmenten nur einmal erfolgen. Über Forms lassen sich auch Daten in Formularen extrahieren und direkt in das Kernsystem des Unternehmens übertragen. Dadurch reduziert sich der Verarbeitungsaufwand bei formularbasierten Geschäfts- und Verwaltungsprozessen erheblich.

Reader Extensions

Formulare erweitern: Mit den Reader Extensions lassen sich Nutzungsrechte direkt in eine Adobe PDF-Datei einbetten. Diese Rechte aktivieren Funktionen im Adobe Reader, sodass Endanwender Adobe PDF-Formulare aufrufen und mit ihnen interagieren können: Vorbefüllen mit Daten, Hinzufügen und Speichern von Anmerkungen, Einfügen digitaler Signaturen, dynamisches Einbetten von Daten in Barcodes, Nutzung von Webservices, etc. Die Reader Extensions erweiteren somit dokumenten- und formularbasierte Prozesse über die Organisationsgrenzen hinaus. Dadurch lassen sich die Interaktion mit Kunden, Partnern, Bürgern und Kollegen verbessern sowie der Nutzwert der Kernanwendungen steigern.

PDF Generator

PDFs generieren: Der PDF Generator ermöglicht die serverseitige Umwandlung unterschiedlichster Dateitypen (MS Office, Open Office, Bilddateien u.v.m.) in PDF oder PDF/A Formate sowie anders herum.

Output

Dokumentenoutput steuern: Der Output Service kann PDF/A Dokumente erzeugen, XML Daten mit einer Vorlage zusammenführen und den generierten Output über Druck, E-Mail oder PDF steuern.

Digital Signatures

Dokumente digital signieren: Der Digital Signatures Service dient der Validierung und Aufbringung von Signaturen über den AEM Forms Server. Durch die Integration elektronischer Signaturen lassen sich wichtige Geschäftsabläufe automatisieren. Der Einsatz digitaler Unterschriften in einer Server-Umgebung ermöglicht Unternehmen und Organisationen die Umstellung papierbasierter Abläufe auf automatisierte Online-Prozesse. Die Echtheit und Integrität der Daten werden gewahrt; gleichzeitig lassen sich gesetzliche Auflagen effektiver einhalten, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit steigern.

Process Management

Geschäftsprozesse digitalisieren: Unternehmen können ihre Effizienz steigern, indem sie mit Einsatz von Process Management wichtige Geschäfts- und Verwaltungsprozesse automatisieren und transparenter gestalten. Diese Lösung integriert Anwender, Systeme, Inhalte und Verfahrensregeln in optimierten, durchgängigen Workflows, auf die alle Beteiligten online oder offline über eine intuitive Benutzeroberfläche zugreifen können. Entwickler modellieren ein visuelles Prozessdiagramm und konfigurieren anschließend die Prozessschritte. Durch die Definition von Datenmodell, Formularen, Weiterleitungs- und Eskalationsregeln erstellen sie die Interaktionen mit den Anwendern. Für das Ausführen von Workflows stehen Anwendern stehen eine HTML-basierende Verwaltungsoberfläche für Desktop PCS sowie eine App für Android und iOS zur Verfügung.

Document Rights Management (DRM)

Dokumente schützen: Mit Rights Management lassen sich PDF und Microsoft Office Dokumente verschlüsseln und mit beständigen, dynamischen Rechten versehen, die die Vertraulichkeit der Inhalte wahren und ihre Verfügbarkeit und Verwendung kontrollieren. Sämtliche Aktionen auf Seiten der Empfänger können lückenlos protokolliert werden, so dass sich die Nutzung vertraulicher Informationen genau überwachen lässt. Diese fest in den Dokumenten verankerten Rechte sind ein grundlegender Aspekt jeder Strategie, die auf effektive Datenverwaltung und Prävention von Datenverlusten abzielt. Wichtige Informationen werden geschützt, Interaktionen mit Daten erfolgen nur auf Basis von präzise definierten Berechtigungen. Der versehentliche oder mutwillige Missbrauch vertraulicher Dokumente wird erfolgreich verhindert.