Festpreis oder T&M?

Festpreis oder T&M

Dienstleistung kostet Geld. Aber was ist die beste Beauftragungsvariante? Bei der Entscheidung, ob Projekte als Festpreis, oder im Rahmen von Time & Material (T&M) umgesetzt werden, gibt es einige Faktoren, die dabei berücksichtigt werden sollten. 

Festpreis
Bei einem Festpreisprojekt hat der Kunde die Sicherheit, dass er für das vorab definierte und beauftragte Gewerk, nach erfolgreicher Umsetzung und Abnahme, einen festgelegten Preis bezahlt.

Allerdings fallen für den Kunden bereits im Vorfeld erhebliche Aufwände an, denn es muss ein Lastenheft erstellt werden, in dem im Detail die Anforderungen festgelegt werden. Ein Lastenheft zu erstellen, ist nicht trivial. Je mehr Personen in eine Erstellung involviert sind, desto komplizierter ist es erfahrungsgemäß, die Inhalte genau zu definieren. 

Sobald das Lastenheft vorliegt, erstellt der Dienstleiser ein Pflichtenheft, worin genau definiert wird, welche Beistellungen vom Kunden zu welchem Zeitpunkt zu erfüllen sind, um eine Umsetzung innerhalb des festgelegten Zeitraums durchführen zu können. In dieser Phase kommt es häufig zu zeitintensiven „Frage- und Antwort-Runden“ zwischen den Parteien, bis alle Unklarheiten beseitigt sind. Anschließend kann die Schätzung durchgeführt und abgegeben werden. 

In die Schätzung fließen selbstverständlich nicht nur die tatsächlich erwarteten Umsetzungsaufwände ein, sondern auch Erfahrungswerte aus anderen Projekten, Schätzkosten und ggf. ein Risikoaufschlag. Diese Faktoren können den Preis „nach oben treiben“. Häufig müssen aufgrund fehlender Informationen Annahmen getroffen werden. In einem Softwareprojekt können auch unvorhergesehene Dinge passieren, denn kein Projekt gleicht dem Anderen. Und sind wir ehrlich, niemand kann bis ins kleinste Detail genaue Anforderungen festlegen.

Sobald nach der - meistens zeitintensiven - Vorarbeit mit der Umsetzung des tatsächlichen Projekts begonnen wird, gibt es auf Grund des vorher festgelegten Umfangs strenggenommen keine Flexibilität, etwaige neue Anforderungen bzw. Änderungen von Anforderungen zu berücksichtigen.

Solche Umstände haben einen Change Request zur Folge, der wiederum genau definiert, geschätzt und nach Absprache umgesetzt werden muss. Dieser Prozess unterbricht den Entwicklungszyklus und verzögert das Projekt (ein Projektverzug verursacht auch Kosten), denn die Entwickler müssen die Aufwände schätzen. Dabei kann es auch vorkommen, dass Change Requests nicht erst nach Abnahme des ursprünglichen Festpreisprojektes umgesetzt werden, sondern projektbegleitend, was letzlich zu einer Änderung der Abnahmekriterien führt. Alle Änderungen während eines Projektes müssen dokumentiert werden. Denn je länger ein Projekt dauert, umso wahrscheinlicher ist es, dass mündliche Abmachungen entweder vergessen werden, oder aufgrund von Änderungen im Projektteam, beim Kunden und/oder Dienstleiser, in Vergessenheit geraten.
Da bei Festpreisprojekten ein vorab festgelegter Umfang geleistet und abgenommen werden muss, ist während des Projektes eine genaue und zeitintensive Dokumentation notwendig, um später Unstimmigkeiten hinsichtlich des Projektscopes zu vermeiden.


Time & Material
Auch bei T&M Projekten müssen Anforderungen vorab vom Kunden festgelegt werden. Erfahrungsgemäß ändern sich Anforderung im Laufe eines Projektes. Bei T&M Projekten besteht, im Gegensatz zu Festpreisprojekten, aber immer die Möglichkeit, auf Anforderungsänderungen zeitnah zu reagieren und zu diese berücksichtigen. 
Kosten- und Zeiteinsparung durch den Wegfall von Lasten- und Pflichtenhefterstellung, Schätzungen, exaktem Dokumentieren von Umfangsänderungen etc., können bei T&M Projekten produktiv für die Entwicklung genutzt werden und führen letztendlich zu einem schnelleren Projektabschluss.
Zu den bereits genannten Vorteilen von T&M ist noch hinzuzufügen, dass hier eine agile Entwicklung nach SCRUM möglich ist und somit eine regelmäßige Lieferung von Inkrementen nach den Sprints gewährleistet ist. Transparenz ist nicht nur durch die Teillieferungen am Sprintende, sondern auch durch regelmäßige Zeitnachweise gewährleistet.

Mein Resümee
Wir wollen Festpreisprojekte nicht schlecht reden und wir wickeln Projekte bei Bedarf auch danach ab. Man muss sich jedoch bewusst sein, dass es bei Festpreisprojekten immer zu nicht kalkulierbaren Kosten für beide Parteien kommen kann. Unserer Erfahrung nach, führen agile Softwareentwicklungen im Rahmen von T&M wesentlich schneller und kostengünstiger zum Erfolg als Festpreisprojekte, da sich die Entwickler auf ihre Stärken konzentrieren können: dazu zähle ich vor allem das Entwickeln und nicht das Dokumentieren bzw. in scope/out of scope Diskussionen.

Darüber hinaus ist das A und O eines erfolgreichen Projekts das gegenseitige Vertrauen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, sowie eine offene und ehrliche Kommunikation. Siehe auch mein anderer Blogartikel zum Thema „Blick in die Tätigkeiten eines Projektmanagers“…