AEM Forms und MS Power Automate

Seit der Version AEM 6.5.16 gibt es bei AEM die Möglichkeit, Formulare an Microsoft Power Automate abzusenden. Somit gibt es ein weiteres, umfangreiches Workflow System, um die Formulare innerhalb des Unternehmens zu managen.

Werfen wir also einen Blick auf die Möglichkeiten von Power Automate in Verbindung von AEM Forms.

Microsoft Power Automate, ehemals bekannt als Microsoft Flow, ist eine leistungsstarke Plattform für die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe und Prozesse. Die Mächtigkeit der Plattform liegt in der Vielzahl der miteinander verbundenen Apps, Dienste und Plattformen. Das Tool ist Teil der Microsoft Power Plattform und richtet sich an Anwender ohne tiefe Programmierkenntnisse. Mit Power Automate können Nutzer effizient Arbeitsabläufe erstellen, repetitive Aufgaben automatisieren, Daten synchronisieren, Informationen zwischen Anwendungen austauschen und Benachrichtigungen sowie Aktionen basierend auf bestimmten Bedingungen auslösen.

Editiermodus von MS Power Automate (E-Mail Step)

Die Plattform bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Anwendern ermöglicht, sogenannte "Flows" zu erstellen. Dabei handelt es sich um eine Abfolge von Aktionen, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Ereignisse eintreten oder festgelegte Bedingungen erfüllt sind. Diese Flows können ganz unterschiedliche Aktionen ausführen. Dazu gehört zum Beispiel das Verschieben von Dateien zwischen verschiedenen Cloud-Speicherdiensten wie OneDrive, Dropbox oder SharePoint, das Erstellen von Benachrichtigungen in Teams oder Slack, das Automatisieren von Datenaktualisierungen in Excel, MS Dataverse oder das Senden von E-Mails über Outlook oder Gmail.

Die Plattform bietet zudem Analysetools, um die Leistung der erstellten Flows zu überwachen und zu optimieren.

Adobe ist der Erfinder des PDFs und hat die digitale Formularwelt somit geprägt. Und wo es Formulare gibt, gibt es meist auch Prozesse, um die gewonnenen Formulardaten zu verarbeiten. Adobe hat hierfür aktuell zwei Möglichkeiten:
 

• Die JEE-Lösung (ehemals LiveCycle) bietet eine umfangreiche Lösung, in der man Worflows auf Basis von BPMN und Low-Code entwickeln kann.
  
  Vorteil: Umfangreich, performant, skalierbar und dynamisch erweiterbar
  
  Nachteil: Wird nicht mehr aktiv weiterentwickelt, ausschließlich für OnPremise verfügbar, relativ hoher Wartungsaufwand
   

• Die OSGi Workflows kommen aus der Welt des CMS AEM (ehemalig CQ). Mit der Fusionierung von AEM und Forms wurde die Lösung um Formularfunktionen wie Assign Tasks und Document-Redering erweitert und bietet eine aktuelle und moderne Möglichkeit, Formulare in einem Prozess weiter zu verarbeiten.
  
  Vorteil: Einfache Integration mit den Webformularen (Adaptive Forms), geringe Wartung, auch in der Cloud verfügbar und gute Anpassbarkeit
  
  Nachteil: Wenig Debugging/Logging Möglichkeiten, Prozessmodellierungen können schnell sehr komplex werden
   

Microsoft und Adobe pflegen seit Jahren eine enge Partnerschaft. Somit lag es nahe, dass Adobe seine Formulare auch für die Microsoft Welt öffnet und so die Stärken beider Unternehmen zusammenbringt. Adobe liefert eine umfangreiche und starke Formularlösung. Microsoft bietet eine Workflowlösung, die sich einfach in die bestehende Infrastruktur von Unternehmen integrieren lässt, oder häufig bereits integriert ist.

Nach einer kurzen Konfiguration, um die Kommunikation der beiden Systeme sicher zu stellen, lassen sich die Formulare direkt an einen Microsoft Flow absenden.
 

Wichtig ist zu bedenken, dass das Formular nach dem Absenden die Adobe Welt (erst einmal) verlässt. Ein Rückkanal lässt sich nur als neuer Trigger auf der AEM-Seite implementieren. Das ist einerseits ein Nachteil, kann aber auch von Vorteil sein, wenn es um die Datensicherheit geht. Langlebige Vorgangsdaten sind somit nicht mehr Bestandteil der AEM-Server.

Die erhaltenen Daten lassen sich in Microsoft Power Automate an ein Schema binden (ähnlich wie bei AEM Forms JEE) und somit innerhalb des Workflows einfach nutzen.

Integrationen wie eine Genehmigung über Teams oder die nachträgliche Signatur über Adobe Sign lassen sich einfach nutzen. Zudem weitere 1000 Konnektoren. Namhafte Softwarehersteller bieten solche Integrationen an und bei Bedarf lassen sich auch weitere, eigene Konnektoren entwickeln und hinfügen.

Auch Adobe bietet einige Konnektoren an:

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von MS Automate liegt in der Integration von Künstlicher Intelligenz. Es lassen sich vorgefertigte Aktionen einfach nutzen, um Bilder zu erkennen oder Text aus einem Anhang zu extrahieren und zu verstehen. Gerade im Bereich des Datenuploads Dritter kann das ein entscheidender Vorteil sein.

Ein Beispiel könnte hier ein komplexer Antragprozess sein, bei dem diverse Anträge mitgesendet werden müssen. AEM Forms kann das Formular inklusive Datenupload bereitstellen. Nach dem Absenden wird ein Power Automate Flow gestartet, der durch KI zum Beispiel prüft, ob der Anhang eine Rechnung ist, diese Daten extrahiert und intern einen Genehmigungsprozess via Teams anstößt. Anschließend bekommt der Antragsteller ein PDF seines Antrages als Kopie zur Verfügung gestellt.
 

Die Stärken beider Plattformen sind:
 

1. die einfache Bereitstellung eines komplexen Formulars durch AEM Forms und die Erstellung einer PDF-Kopie
   
   
2. die anschließende Bearbeitung und Aufbereitung der Daten durch KI und interner Prozesse durch Microsoft Power Automate.

Microsoft Power Automate kann eine sinnvolle Ergänzung zum Adobe Portfolio sein. Vor allem, wenn man die Power Plattform bereits im Unternehmen nutzt. So lassen sich bestehende Workflows wiederverwenden und Schnittstellen ohne Mehraufwand nutzen.

Adobes JEE-Workflows werden auch aus historischen Gründen noch lange weiterexistieren. Wenn man bereits mehrere JEE-Workflows im Einsatz hat, ist ein Wechsel wirtschaftlich nicht unbedingt sinnvoll. Einfache, isolierte Workflows lassen sich sehr gut mit AEM Forms OSGi Workflows abbilden. Beide Adobe Workflow Lösungen sind weiterhin sehr nützlich und können aufgrund der eventuell anfalenden Lizenzkosten von Microsoft einen entscheidenden Kostenvorteil mit sich bringen.