eggs unimedia: Intelligent wachsen mit SAP Business ByDesign

München, 05.02.2014 - Es ist eine stürmische Erfolgsgeschichte: 2005 übernimmt Michael Deiß die Geschäfte der eggs unimedia GmbH, versiebenfacht den Umsatz in wenigen Jahren. Die Mitarbeiterzahl schnellt von fünf auf über 30. Das bringt die IT des Adobe-Spezialisten an ihre Grenzen. Projekte lassen sich kaum mehr überblicken, Auswertungen werden immer schwieriger. Eine zeitgemäße Lösung musste her: SAP Business ByDesign.
Gemeinsam mit SAP-Partner Alpha Business Solutions passte eggs die Cloud-Lösung individuell an.

Der Dokumentenspezialist
„We make work flow“ lautet das Motto von eggs unimedia, einem der führenden Adobe Business Partner in der D-A-CH-Region. Das Unternehmen betreut Kunden bei ihren Internetprojekten rund um das Personalisieren, Ausliefern, Analysieren und Optimieren von Webinhalten auf Basis der Adobe Digital Marketing Cloud. Zudem ist eggs unimedia auf dokumentenbasierte Prozesse mit Adobe LiveCycle spezialisiert und sorgt dafür, dass Informationen in Unternehmen schnell an die richtige Stelle gelangen.
„Wir entwickeln für unsere Kunden passgenaue Lösungen“, sagt Geschäftsführer Michael Deiß. „Dabei setzen wir auf einen Rundum-Service, von der Beratung zu Projektbeginn über die Implementierung bis zum Support.“ Eine Strategie, die aufgeht: Finanzdienstleister, Versicherungen, Großkonzerne und Energieversorger schätzen den herausragenden Service. Laut Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte zählt eggs unimedia zu einem der 50 wachstumsstärksten Unternehmen in Deutschlands boomender IT-Branche. Doch der rasante Zuwachs stellte das Unternehmen bald vor Herausforderungen.

Wildwuchs bremst das Wachstum
Projekte verwalten, Rechnungen stellen, Zeiten erfassen: Bislang steuerten die Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben mit jeweils eigenen Anwendungen. Vom Auftrag bis zum Zahlungseingang konnte schon mal eine ganze Weile vergehen. Unzählige Telefonate und E-Mails kosteten wertvolle Zeit. Der Überblick ging verloren. „Irgendwann hatten wir eine Grenze erreicht“, sagt Geschäftsführer Michael Deiß. „Die Mitarbeiterzahl stieg um das Sechsfache, die Auftragsbücher wurden immer voller. Wir konnten unsere Projekte mit Excel-Tabellen nicht mehr vernünftig steuern.“ Wollte Deiß beispielsweise die Rentabilität eines Auftrags berechnen, musste er die Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen. Zudem bestand immer das Risiko, noch nicht abgerechnete Leistungen zu übersehen. eggs unimedia durchkämmte den Markt nach einer IT-Lösung, mit der sich alle Prozesse durchgängig abbilden ließen. „Die Software sollte schlank sein und sich unseren eingespielten Prozessen anpassen“, sagt Martin Brösamle, Leiter Vertrieb & Marketing. „Wir wollten bei Bedarf schnell Anwenderlizenzen und Funktionen ergänzen – und nicht nach zwei Jahren wieder ein neues ERP einführen müssen.“

Gesucht: Eine schlanke Lösung
Die Suche nach einem geeigneten System war schwierig. Es sollte die speziellen Anforderungen der Firma abbilden, technologisch auf dem neuesten Stand sein und sich mit der selbst entwickelten Zeitverwaltung verknüpfen lassen. eggs unimedia testete 15 Lösungen – keine kam infrage. „Viele Systeme waren schlicht zu umfangreich“, so der Vertriebsleiter. „Wir als Dienstleistungsunternehmen brauchen beispielsweise keine Funktionen für die Warenwirtschaft.“
„SAP hatten wir erst gar nicht auf dem Schirm“, sagt Brösamle. „Wir dachten, SAP – das ist nur was für Großunternehmen.“ Dann erinnerte er sich an die Lösung SAP Business ByDesign, die er auf einer Infoveranstaltung kennengelernt hatte: „Ich habe mir die Features nochmal in Ruhe online angesehen und war interessiert. Auf Anfrage vermittelte uns SAP dann einen Beratungspartner in München.“ Alpha Business Solutions präsentierte das ERP-System direkt vor Ort, die IT-Experten von eggs prüften die Lösung. „Die Software kommt aus der Cloud“, sagt Brösamle. „Das hat den Vorteil, dass sich Funktionen und Anwender jederzeit hinzubuchen oder abmelden lassen.“ Und der Datenschutz? „Wir wollten jedes Sicherheitsrisiko ausschließen. Das kann ein erfahrenes Unternehmen wie SAP gewährleisten. In den Hochsicherheitsrechenzentren sind die Informationen besser geschützt als bei uns im Serverraum.“

Eine Funktion für jeden Prozess
Der Startschuss fiel im Februar 2013. „Uns war klar, dass es ein größeres Projekt wird“, sagt Geschäftsführer Michael Deiß. „Schließlich stellt man nicht alle Tage seine gesamte IT um. Am Ende hat es acht Monate gedauert – weniger, als wir erwartet hatten.“ Die IT-Profis legten selbst Hand an. „Wir haben vieles eigenständig konfiguriert und das System so schon während der Einführung bestens kennengelernt“, sagt Deiß. „Wenn es knifflig wurde, etwa bei Feinheiten in der Finanzbuchhaltung, konnten wir auf unseren Dienstleister Alpha Business Solutions zählen.“
Viele Funktionen ließen sich aber auch ganz einfach den Abläufen im Unternehmen anpassen. „Bei uns müssen beispielsweise nicht erst fünf Leute auf den OK-Button klicken, damit ein Prozess in Gang kommt“, sagt der Geschäftsführer. „Die Genehmigungs-Funktion haben wir darum einfach abgeschaltet.“
Am 1. November 2013 wurde das System in Betrieb genommen. Wie kamen die Kollegen mit der Lösung klar? „Die Einarbeitung lief nach dem Learning-by-Doing-Prinzip“, sagt Deiß. „Wenn ein Mitarbeiter eine Frage hatte, konnte er einen der Power-User ansprechen – das sind Spezialisten, die wir im Vorfeld definiert hatten. Schulungen waren überflüssig. Und nach zwei Wochen konnten alle perfekt mit dem System arbeiten.“

Alles auf einfach
Schnell waren die technologischen Verbesserungen im Alltag spürbar. Geht heute ein Auftrag ein, legt der Kundenberater das neue Projekt direkt im System an. Jeder einzelne Schritt lässt sich schnell und einfach steuern, die Rechnung ist per Mausklick erstellt. Ein Blick auf den Bildschirm zeigt den Mitarbeitern, ob eine Zahlung bereits eingegangen ist oder ob noch ein Posten aussteht.
„In unserer alten Software konnten wir einen Kunden nur als Opportunity markieren“, sagt Brösamle. „Und wir mussten bei einzelnen Mitarbeitern nachfragen, wann und wo ein bestimmter Neukunde gewonnen wurde. Heute erfassen wir die einzelnen Phasen ganz genau, von Erstkontakt über Newsletter-Versand und Beratungsgespräch bis hin zu Auftragsbestätigung und Abrechnung.“
Der Marketingleiter wertet nun beispielsweise mit wenigen Klicks aus, was bei einer CeBIT-Kampagne unter dem Strich herauskommt. „Wir können jedes Projekt in allen Facetten lückenlos nachverfolgen, über Teams und Abteilungen hinweg“, so Brösamle.

Die Lizenz zum Wachsen
Heute hat eggs unimedia seine Geschäftsbereiche mit durchgängigen Prozessen versehen. Viele davon laufen sogar automatisch ab, andere zumindest deutlich schneller als früher. „Wir sparen jetzt Zeit und Geld, vor allem aber können wir unser Geschäft besser überblicken“, sagt Michael Deiß.
Die Mitarbeiter nutzen unterschiedliche Lizenzen in abgestuften Preiskategorien. Einigen genügt der Selfservice-Zugriff auf Urlaubsanträge, Krankheitstage und persönliche Stammdaten. Projektmanager haben mehr Funktionen zur Verfügung.
Eines jedoch hat sich nicht geändert: Die IT-Profis integrierten die lieb gewonnene Oberfläche ihrer selbst entwickelten Anwendung für Zeiterfassung in SAP Business ByDesign. „Wir waren überrascht, wie leicht sich eine Standardsoftware mit einer anderen Lösung verknüpfen lässt“, sagt Michael Deiß. Am Frontend bemerken die Kollegen keinen Unterschied – aber die Daten fließen in das neue ERP .

Eine überraschende Marktchance
„SAP entwickelt SAP Business ByDesign ständig weiter“, sagt Michael Deiß. „Wir freuen uns besonders auf die HTML5-Oberfläche. Davon erhoffen wir uns zusätzliche Performancevorteile, außerdem können wir die Software dann auch über Linux laufen lassen.“ Im nächsten Jahr plant der Geschäftsführer, das Reporting weiter zu verfeinern und die Oberflächen noch stärker an das Unternehmen anzupassen. Dafür setzt man weiter auf SAP-Partner Alpha Business Solution. Einen unerwarteten Nebeneffekt hatte das Projekt auch: eggs erweitert sein Serviceportfolio. Während der
Implementierung hat eggs das Dokumentenmanagement in SAP Business ByDesign genau auf die eigenen Anforderungen zugeschnitten. Michael Deiß: „Vielleicht werden wir bald andere SAP-Kunden bei ähnlichen Vorhaben unterstützen.“