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AEM Forms aus der Business Sicht

Formularprozesse sind ein notwendiges Übel

Formularprozesse sind fehleranfällig. Formularprozesse sind teuer

Das kann so sein - muss es aber nicht.

Manuelle Schritte, Medienbrüche und wiederholtes Eingeben von Formulardaten treiben Prozesskosten in die Höhe - und frustrieren Mitarbeiter und Kunden zugleich. Mit AEM Forms sorgen Sie bei Ihren Kunden und Mitarbeitern hingegen für ein wahres "Formularerlebnis".

Warum entscheiden sich Unternehmen für AEM Forms?

Wir befinden uns im Zeitalter des Experience Business. Kunden kaufen keine Produkte oder Lösungen mehr. Sie kaufen Erfahrungen.

Formularprozesse sind dabei ein integraler Bestandteil der Kundenansprache und haben einen direkten Einfluss auf die User Experience. Ihre Kunden erwarten heute, dass sie über jedes Endgerät und überall an Formularprozessen teilnehmen können - und dabei sogar begeistert werden: Durch Vorbelegung des Formulars mit Daten, integrierte Formularprozesse, Zwischenspeichern des Formulars, Einsatz digitaler Signaturen.  

Adaptive Form

Formulare als integrierter Bestandteil der Customer Experience

Je nach Branche gibt es in Organisationen zwischen 50 (mittelständige B2B Unternehmen) und 5.000 Formulare (Großbanken, große Versicherungen). Zudem verwenden Unternehmen das gleiche Formular häufig für unterschiedliche Kanäle (Web, Portal, App, etc.). Die Verwaltung und die zentrale Weiterentwicklung von Formularen ist daher für viele Unternehmen ein schwieriges Unterfangen.

AEM Forms hilft Ihnen dabei, Ihre Formulare zentral zu steuern und permanent zu verbessern. Doch wie sieht die optimale Formularverwaltung und kontinuierliche Verbesserung aus?

 

Schritt 1: Im AEM Forms Formularportal werden alle Formulare zentral verwaltet. Die Oberfläche bietet sowohl für den Kunden, als auch für das Unternehmen, eine intuitive Such- und Filteroption zum einfachen Finden von Formularen.

Sobald ein Formulardesigner ein neues Formular erstellt hat, stößt er den (Genehmigungs-) Workflow zum Veröffentlichen des Formulars an. Bei den AEM Forms - Adaptive Forms handelt es sich um responsive Formulare, die auf allen Endgeräten (Smartphone, Tablet, Desktop) und Kanälen (Web, App, Portal, etc.) optimal angezeigt werden. Änderungen an den Formularen erfolgen also einmal zentral und vererben sich entsprechend.

 

Schritt 2: Im Rahmen des Publizierungsworkflows wird das Formular in der Publish Instanz veröffentlicht. Bei der Verwendung der Mobile Workspace App von AEM Forms synchronisiert sich die App mit den verfügbaren Adaptive Forms auf der Publish Instanz. Außendienstmitarbeiter haben somit immer die aktuellen Formulare auf Ihrem Tablet mit dabei.

 

Schritt 3: Falls Adaptive Forms im Web mit Adobe Analytics verknüpft sind, lassen sich Informationen zur Formularnutzung ableiten wie:

  • Anzahl der Formularabrufe, Anzahl der Übertragungen, Abbruchrate
  • Wo wird auf Hilfe geklickt
  • Wie lange dauert es, das Formular auszufüllen
  • An welchen Stellen brechen Anwender den Formularprozess ab

Auf Basis dieser Erkenntnisse lassen sich Formulare stetig verbessern.

 

Schritt 4: Um unterschiedliche Versionen eines Formulars im Web hinsichtlich Benutzbarkeit / Conversion zu erproben, lassen sich A/B Tests durchführen. Für einen definierten Zeitraum werden also zwei Versionen eines Formulars ausgespielt und miteinander verglichen. Das Gewinner-Formular wird darafhin dann verwendet und kann weiter optimiert werden.

 

Schritt 5: Nachdem ein Formular überarbeitet wurde, erfolgt ein automatisches Formularupdate in alle Kanäle.

Workflow

Welche Personen braucht man für ein AEM Forms Projekt?

AEM Forms Developer

Der AEM Forms Entwickler

Die AEM Forms Adaptive Forms Technologie beinhaltet einen vorkonfigurierten Formularbaukasten, der an die CI des Unternehmens angepasst werden sollte. Dabei fallen für den AEM Entwickler initial die folgenden Tätigkeiten an:

 

  • Im sogenannten Theme Editor wird das Look-and-Feel des Adaptive Forms definiert. Dazu gehören Farbgebung, Bilder-Sprites, Dimensionen und Positionen.
 
  • Zudem stellt der AEM Entwickler Templates mit fest vorgegebener Struktur bereit, auf welchen die Formulare aufbauen. Im sogenannten „Structure“ Modus definiert er den Header und Footer sowie die Template Logik, die zum festen Bestandteil der Templates gehören. Im sogenannten „Initial Content“ definiert er den Content-Bereich des „Adaptive Forms“, den der Formulardesigner mit Formularfeldern befüllen kann. Das fertige Template entspricht schließlich einer responsiven Formularvorlage, mit vordefinierten Eigenschaften und einer vorgegebenen Inhaltsstruktur, aus denen ein adaptives Formular erstellt wird. Die Vorlage hat vorkonfigurierte Layouts, Styles und eine einfache, bereits vorgegebene Inhaltsstruktur.
 
  • AEM Forms Adaptive Forms bietet eine Vielzahl an Standard Komponenten mit diversen Dialog Optionen. Diese können durch den AEM Entwickler an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Zudem kann der Entwickler Komponenten auch selbst entwickeln.

Das Ergebnis dieser Entwicklung ist ein Formularbaukasten in Anlehnung an die Unternehmens CI, der den Formulardesignern für die Erstellung der Formulare bereitgestellt wird.

 

(Diese Dienstleistung wird in der Regel von eggs unimedia erbracht)

Formulardesigner

Der Formulardesigner aus dem Fachbereich

AEM Forms bietet ein intuitives, webbasiertes User Interface, in welchem Formulardesigner (i.d.R. Fachanwender), auf Basis des bereitgestellten Formularbaukastens, Formulare überwiegend mittels Drag-and-Drop erstellen können. Das User Interface für den Formulardesigner bietet:

  • Ein Set an Standard Formularkomponenten (Textfeld, Drop-Down, Check-Boxen, Radio Buttons, Attachment Upload etc.)
 
  • Drag-and-drop Funktionalität für das einfache Hereinziehen von Formularfeldern
 
  • Zugriff auf das integrierte Asset Repository, um bspw. Bilder in das Formular zu ziehen. 
 

Wenn Formulardesigner neue Formulare erstellen oder bestehende bearbeiten, arbeiten sie in der Regel mittels Drag & Drop im User Interface:

(Diese Dienstleistung kann sowohl vom Kunden, als auch von eggs unimedia erbracht werden)