AEM Forms Fast Start Solution

Status Quo / Herausforderungen

Das Konsumentenverhalten wird zunehmend digital. Dies bewirkt bei vielen Finanzdienstleistern, die Geschäftsstrategie zu überdenken und das digitale Serviceangebot zu verändern. Denn Prozesse in der FSI sind häufig noch nicht mobilfähig, haben hohe Abbruchraten, lange Durchlaufzeiten, viele manuelle Schritte und beinhalten ein großes Fehlerpotential. Ein Muss in der FSI: Einhaltung vielschichtiger Anforderungen durch Regulierungen, BaFin, Compliance.

Ziele & Ergebnisse mit AEM Forms Antragsstrecken

Ausbau des Kundenstamms, Senken der Einstiegshürden, Schnellere Time 2 Market Zeiten für neue Anträge, Single Point of Truth, Beschleunigung der Antragszeiten, Bessere User Experience, höhere Datenqualität, geringere Prozesskosten.

Im Rahmen des Starter Pakets erhalten Kunden einen initialen Formularbaukasten, mit dem Sie eigenständig Formulare per Drag&Drop erstellen und Antragsstrecken abbilden können.

Status Quo / Herausforderungen

Servicetechniker vor Ort arbeiten häufig noch mit viel Papier, zum Beispiel für Dokumentationen, Service- und Montageberichte, Tätigkeitsnachweise und vieles mehr. Unterschriften zur Bestätigung der Leistungen durch den Kunden erfolgen häufig auf Papier. Daten werden häufig erst durch den Innendienst digital erfassen - mit all den bekannten Nachteilen (Zeit, Kosten, potentielle Fehler durch doppelte Eingabe, etc.).

Ziele & Ergebnisse mit AEM Forms Field Service Management

Die Lösung unterstützt mobile Arbeiter (Servicetechniker, technischer Außendienst, etc.) bei der Durchführung ihrer Arbeiten beim Kunden vor Ort, um bspw. Anlagen zu warten und Serviceanfragen oder Probleme zu lösen. 

Servicetechniker haben alle Formulare innerhab der App dabei. Sie funktionieren offline, es lassen sich Drittsysteme wie CRM anbinden, Workflows anstoßen, Aufgaben zuweisen, Druck-Versioinen der Formulare erzeugen und digitale Unterschriften integrieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Mit dieser Lösung läßt sich Papier ablösen, Durchlaufzeiten und Fehleranfälligkeit reduzieren. Das spart Kosten und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Status Quo / Herausforderungen

Viele digitale Prozesse scheitern nach wir vor an einer letzten Hürde: Der rechtskräftigen Unterschrift. In den vergangenen Jahren war es häufig noch komplex, mittels Signaturkarte oder Signaturpad eine rechtskräftige digitale Unterschrift zu erreichen. Heute stellt sich das anders dar. Adobe Sign, die weltweit führende Lösung für elektronische Unterschriften, macht das Unterzeichnen von Dokumenten schneller, einfacher und sicher.

Ziele & Ergebnisse von AEM Forms in Verbindung mit Adobe Sign

Adobe Sign ist ein Cloud-Signaturverfahren von Adobe zur Authentifizierung und Zertifizierung von Anwendern im Zusammenhang mit Dokumenten. Adobe Sign läßt sich problemlos in alle Formular- und Dokumentenprozesse integrieren und funktioniert sowohl mit PDF-Dokumenten als auch mit adaptiven Formularen. Mit Adobe Sign können einfache, fortgeschrittene und sogar qualifizierte Signaturen erzeugt werden, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Erforderlich ist lediglich eine Online-Verbindung. An jeden Signaturvorgang kann ein sogenannter Audit Trail angehängt werden, anhand dessen sich Genehmigungsworkflows lückenlos protokollieren und nachvollziehen lassen. 

Weitere Ergebnisse:

-        Der Lagerbedarf für langfristige Archivierung unterschriebener Papierdokumente fällt weg

-        Adobe Sign bringt alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen gegen Änderung und Austausch der Dokumente mit bzw. Änderungen sind sofort erkennbar

-        Elektronisch übermittelte Dokumente erleichtern die Weiterverarbeitung

Status Quo / Herausforderungen

Workflows im HR Bereich sind vielschichtig und häufig noch manuell. Sei es komplexe Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter oder Anträge aller Art, beispielsweise für Telearbeit, die Ausführung einer Nebentätigkeit, Geschäftreisen, Ausstellung eines Zwischenzeugnisses, etc.

Im HR Bereich gibt es häufig bis zu 1.000 Dokumentenvorlagen - meist mehrsprachig und unterteilt in Formulare, Verträge und Schreiben.

HR-Abteilungen stellen den MItarbeitern ihres Unternehmens meist mehrere Optionen für die Kontaktaufnahme zur Verfügung: Papier, Chat, Telefon oder E-Mail. Und diese Kanäle haben eines gemeinsam: Sie sind teuer!

Ziele & Ergebnisse mit AEM Forms Employee Self-Service

Mitarbeiter erwarten heute, dass sie einfache HR-Prozesse als Employee-Self-Service durchführen können. Der Vorteil daran: Auch Unternehmen präferieren das zur Verringerung der Prozessdurchlaufzeiten, Kostensenkung, Vermeidung von Medienbrüchen, Qualitätssteigerung und Förderung der Mitarbeiterzufriedneheit.

Im Rahmen des Starterpakets erhalkten Kunden einen CI-konformen Formularbaukasten, mit dem sie in der Lage sind, Formulare selbst zu erstellen. Die Self-Service Anträge sind selbsterklärend, funktionieren auf allen Endgeräten und können überall ausgefüllt und auch genehmigt werden.

Status Quo / Herausforderungen

"People buy experiences, not products", also „Kunden kaufen Erlebnisse, keine Produkte“. Und ein Erlebnis ist mehr als nur ein Produkt oder eine Dienstleistung. Es ist die Gesamtheit aller Erfahrungen, die ein Kunde mit einem Produkt und einer Marke macht.

Ziele & Ergebnisse der Conversion Optimierung mit AEM Forms

Bei Formularprozessen gilt stets die Devise, Prozesse „genial einfach“ anstelle von „umständlich und komplex“ zu gestalten. Dabei bietet sich an, jede Anforderung aus dem Blickwinkel eines Kunden zu optimieren und so einfach wie möglich zu gestalten. Intuitive Nutzerführung, Vorbefüllen von Formularen, Einbleiben von ausschließlich relevantem Content und One-Click-Actions sind dabei der Schlüssel zum Erfolg. Ob Anmeldung zur Probefahrt bei einem Automobilhersteller oder der Antrag zur Schließung von Deckungslücken bei einem Versicherer: Der mobile Traffic nimmt stetig zu, weshalb man alle Antragsstrecken vor allem aus der Perspektive eines mobilen Nutzers betrachten sollte.

Denn was mobil funktioniert, wird auf einem Desktop-PC auch funktionieren.

Status Quo / Herausforderungen

Die meisten Unternehmen verwenden unterschiedliche Lösungen für Online (App, Web, Portal, E-Mail) und Offline Kommunikation (PDF, Print).

Das Ergebnis: Inkonsistente Botschaften.  

Ziele & Ergebnisse mit Interactive Communications

Adobe bietet eine kanalübergreifende Lösung für Online, Offline, PDF und Druck : Interactive Communications. Bei dieser Lösung arbeiten Fachanwender in einem einzigen User Interface für die Erstellung, Voransicht und Veröffentlichung von mobilen und responsiven Schreiben als auch PDF/Print Versionen davon. Dies ermöglicht Unternehmen, schnell und einfach mit den Kunden über den vom Kunden bevorzugten Kanal zu kommunizieren.

Im Rahmen des Starterpakets werden bestehende Korrespondenzen analysiert, in Textbausteine zerlegt, in AEM Forms als sogenannte Fragmente zusammengefasst und erste Schreiben als Interactive Communications umgesetzt. Es werden einfache Integrationen, beispielsweise in CRM-Systeme, umgesetzt, um Schreiben mit Daten aus Drittsystemen anzureichern.

Status Quo / Herausforderungen

Viele Unternehmen verwenden für die Erzeugung Ihres Dokumenten-Outputs verschiedene Lösungen. Ein Tool zur Erstellung der Dokumentenvorlagen, eine Lösung für die Zusammenführung von Daten und Dokument und ggf. eine dritte Lösung für die Konvertierung des Dokumentenoutputs.

Ziele & Ergebnisse mit AEM Forms Output

Wer soll Output besser können als der Erfinder von PostScript und PDF?

Adobe bietet alles aus einer Hand - und noch viel mehr. Dokumentenvorlagen werden mit dem AEM Forms Designer erstellt, das Zusammenführen von Daten mit der Vorlage erfolgt über den Output Service und der integrierte PDF Generator kann Dokumente in x-beliebige Formate umwandeln. Ob Massenoutput, Labeldruck oder Cloud-Printing, AEM Forms Output ist performant und die ideale Output Lösung.

Status Quo / Herausforderungen

Viele Unternehmen kümmern sich um den Schutz sensibler Daten und Dokumente erst, wenn es zu spät ist und das Kind sprichwörtlich schon in den Brunnen gefallen ist.

Ziele & Ergebnisse mit AEM Forms Document Security

Mit Document Security lassen sich PDF und Microsoft Office Dokumente verschlüsseln und mit  dynamischen Rechten versehen. Diese Rechte wahren die Vertraulichkeit der Inhalte und kontrollieren ihre Verfügbarkeit und Verwendung. Sämtliche Aktionen auf Seiten der Empfänger können lückenlos protokolliert werden, so dass sich die Nutzung vertraulicher Informationen genau überwachen lässt. Wichtige Informationen werden geschützt, Interaktionen mit Daten erfolgen nur auf Basis von präzise definierten Berechtigungen.

Im Rahmen des Starterpakets wird der AEM Forms Digital Rights Management Server aufgesetzt, an Verzeichnisdienste angebunden und Rights-Management-Policies angelegt. Diese bestimmen, wer (Person X darf, Rolle Y darf), wie lange (unbegrenzt, 60 Tage, bis zum 31.12.), was (lesen, bearbeiten, etc.) mit einem Dokument im Rahmen seiner Rechte machen darf.