NEUMAN & ESSER GROUP

Ein Formularprozess in der Serviceeinheit von NEUMAN & ESSER ist in der Regel mehrstufig und geht häufig auch über Ländergrenzen hinweg. Viele Formulare waren bereits in der Vergangenheit digital, doch die Infopath Formulare boten keine digitalen Unterschriften, keine akzeptable Druckansicht des HTML-Formulars und sie waren nicht mobilfähig. Komplexere Formularprozesse waren häufig noch komplett analog.

In der Vergangenheit füllte beispielsweise ein Monteur vor Ort händisch einen Stundenzettel mit mehreren, farbigen Durchschlägen aus. Den Stundenzettel ließ er sich vom Kunden bestätigen und holte sich dafür dessen Unterschrift ein. Stundenzettel wurden zum Teil mit der Post vom Einsatzort an die NEUMAN & ESSER Zentrale geschickt und jeder Durchschlag ging je nach Farbe an ihren Bestimmungsort. In der Disposition wurden die Stundenzettel überprüft, ein Vermerk im CRM Service Kalender System getätigt und schließlich per Hauspost an die Auftragsabwicklung weitergeleitet. In der Auftragsabwicklung erfolgte die Sortierung nach Aufträgen und Spesen, die Datenübertragung in eine Datenbank, die Zeiterfassung in SAP und die Vorbereitung und Durchführung der Rechnungsstellung.

Im Vordergrund des Projekts stand das „Enablement“ von NEUMAN & ESSER, denn die Mitarbeiter in der IT und im Formularbereich wollten das Projekt weitestgehend eigenständig umsetzen. Daher wurde ein Schulungskonzept definiert, im Rahmen dessen unterschiedliche Wissensträger im Fachbereich und in der IT bei NEUMAN & ESSER aufgebaut wurden. Zum Projektteam bei NEUMAN & ESSER gehörten ein Produkt Owner, zwei Formulardesigner, eine Poweruserin für interne Schulungen und Dokumentation sowie ein Mitarbeiter in der IT für Schnittstellenaufbereitung, Serverbetreuung und Anforderungsdefiniton. Je nach Rolle, hatte eggs unimedia die passende Schulung zur Hand.

Die Experten von eggs unimedia standen im Projekt hauptsächlich beratend zur Seite, nur wenige komplexere Aufgaben wie die beispielsweise die Umsetzung des Projekts „Checkliste“ wurden größtenteils von eggs unimedia umgesetzt. Denn dieses Projekt erforderte größere Anpassungen des Adaptive Forms, Anpassungen einiger Steuerelemente sowie eine Datentransformation (geschachtelte Daten sollten geradlinig transformiert werden).

Im Rahmen der AEM Forms Einführung wurden Checklisten digitalisiert. Servicetechniker können Checklisten, dank der AEM Forms App, auch in Offline Umgebungen nutzen. Die App ist für Android, Apple und Microsoft Devices in den jeweiligen App Stores verfügbar.

Zudem wurde der Prozess "Stundenzettel" digitalisiert und automatisiert. Dadurch erreichte man deutliche schnellere Durchlaufzeiten, eine enorme Zeitersparnis im Büro und auf der Baustelle, mehr Flexibilität für die Servicetechniker und eine Verringerung des Fehlerpotentials.

Ein weiteres Projekt war die Einführung digitaler Montageberichte. Dafür fordert ein Servicemitarbeiter im Microsoft Dynamics CRM einen Montagebericht für ein Kundenprojekt an. Der Montagebericht wird in der Aufgabenverwaltungsoberfläche (Workspace) von AEM Forms geöffnet und über eine Schnittstelle werden die relevanten Auftragsinformationen aus Microsoft Dynamics in das Formular geladen. Anschließend kann der Servicemitarbeiter im AEM Forms Workspace Monteure in eine Gruppe einteilen und dieser Aufgaben zuweisen. Monteure dokumentieren Ihre Tätigkeiten vor Ort im digitalen Montagebericht auf ihrem Tablet-Device. Über AEM Forms kann aus einem HTML Formular ein gelayoutetes PDF-Formular erzeugt werden, das zur Archivierung an Sharepoint übergeben wird. Die Daten aus dem Formular werden an Microsoft Dynamics übergeben und der Kunde bekommt eine Kopie des Montageberichts als PDF per E-Mail. Was früher viele manuelle Schritte beinhaltete, ist heute komplett digital und Workflow-gestützt.

Weitere Projekte, wo AEM Forms die Digitalisierung bei NEUMAN & ESSER vorantreibt, sind die Kundenumfrage, Kilometerstandserfassung oder Digitalisierung von Datenblättern.

Für jede Maschine, die von NEUMAN & ESSER produziert und in Betrieb genommen wurde, gibt es ein maschinenspezifisches Datenblatt. Aktuell liegen noch ca. 2/3 der Datenblätter verschlüsselt in einem IMS (Integrated Management System). Seit 2014 werden jedoch alle neuen Datenblätter in den moderneren und projektspezifischen „Dashboards“ gepflegt, wo sie von Technikern bei Bedarf anfordert werden können. Sobald ein Dokument ein Dashboard verlässt, wird es „on-the-fly“ mit einer Rights Management Policy geschützt, um es vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Aufgrund der weit zurückreichenden Geschäftstätigkeit von NEUMAN & ESSER, verfügt die Mehrheit der weltweit in Betrieb genommenen Maschinen noch über kein Dashboard. Doch auch hier unterstützt AEM Forms: Denn sobald ein Service Techniker Informationen zu einer Maschine benötigt, deren Datenblatt noch nicht im Dashboard verfügbar ist, stellt AEM Forms eine Eingabemaske zur Anlage eines neuen Dashboards zur Verfügung. In dieser erfasst der Servicetechniker die wichtigsten Maschinendaten und digitalisiert die technischen Informationen der Maschine auf diese Weise. Die Daten werden anschließend in einer SQL Datenbank weggespeichert und mit den Datenblättern verknüpft.