Homeoffice während Corona: Wie steht es um die „Remote-Readiness“

Bild 1: Möglichkeit eines Home-Office aufgrund des Coronavirus 2020

In der gleichen Umfrage wurden die Angestellten befragt, ob sie bei einer möglichen gesundheitsgefährdenden Situation, wie dem Coronavirus, von Zuhause aus arbeiten möchten. Nur ein Viertel konnte sich das eher nicht oder gar nicht vorstellen, 17 % sind unentschieden und eine klare Mehrheit von 58 % beantwortete diese Frage mit „Eher ja“ oder „Ja, auf jeden Fall“. 

Bild 2: Einsatz von Homeoffice aufgrund des Coronavirus 2020

Spätestens jetzt hat sich gezeigt: „Remote Readiness“, also das Bereitsein eines Unternehmens, von heute auf morgen, von Bürobetrieb auf Homeoffice, umstellen zu können, ist nicht nur eine wirtschaftliche Notwendigkeit. Es entspricht auch den Wünschen und Erwartungen der Mitarbeiter und unserem Zeitgeist.

Möglicherweise waren wir unserer Zeit bereits voraus, denn unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben bereits seit über 15 Jahren die Möglichkeit, einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice zu leisten. Der ursprüngliche Gedanke bei der Einführung flexibler Homeofficetage war, dass jedes Teammitglied mehr Selbstbestimmungsmöglichkeiten und Flexibilität beim Arbeiten bekommt, was sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken soll. Wir haben für uns herausgefunden, dass eine physische Anwesenheit im Büro nicht notwendig ist, um gute Resultate zu erzielen (auch wenn wir bei eggs immer gerne zusammenkommen).

Bei eggs waren die Bedingungen für eine sofortige und 100%ige Umstellung von Büro- auf Heimarbeit also gegeben. 

Auch wenn wir bei eggs alle Homeoffice-erprobt sind: Der Umstand, alle Kolleginnen und Kollegen sprichwörtlich von heute auf morgen und auf unbestimmte Zeit ins Homeoffice zu schicken – war auch für uns neu. 

Über diese Herausforderung sprachen wir mit Stefan Dobler, IT-Servicemanager und Engin Kurul, IT-Service Associate aus unserem IT-Service Team. 

Stefan, wie lief die Umstellung bei eggs unimedia?

Stefan Dobler (SD): Wir mussten im Bereich des IT-Service nichts umstellen, da die Systeme alle bereits existierten, um Homeoffice zu ermöglichen.

Engin Kurul (EK): Michael hat noch vor den ersten Regierungsentscheidungen dazu aufgerufen, dass alle Kollegen mit den jeweiligen Projekt-Teams klären sollen, ob eine Heimarbeit möglich ist. Als die Ausgangsbeschränkungen beschlossen wurden, befanden sich die meisten Kollegen/innen bereits im Home-Office und ich mich in der letzten Schulphase meiner Umschulung zum Fachinformatiker Systemintegration. Der Unterricht wurde fortan über Microsoft Teams ausgerichtet. Somit gab es für mich in Bezug auf die Collaboration Tools keine große Umstellung, als ich im Mai meine Festanstellung bei eggs antrat.

Was waren die größten Herausforderungen?

SD: Die größte Herausforderung war, jedem Mitarbeiter Zugang zu seinen individuell benötigten Ressourcen zu gewähren. Der Zugang sollte immer funktionieren, verfügbar und einfach einzurichten sein, falls notwendig. Der Aufwand für den Remote-Support für die Kollegen (z.B. für Zugänge oder Support für die Devices) ist durch die fehlende physische Präsenz im Büro erstmal angestiegen, aber mithilfe von Tools wie Teams nun einfacher und schneller zu bewältigen.

EK: Ich habe mitbekommen, dass viele Kolleginnen/en ihre Tastaturen oder Monitore mit nach Hause genommen haben und sich so ihr Home-Office eingerichtet oder um Hardware oder Bürobedarf (Stühle, Laptopständer) erweitert haben. Wenn es Probleme gibt, nehmen wir von der internen IT Anfragen via E-Mail entgegen und bearbeiten sie so schnell wie möglich.

Warum war der Umstieg auf 100% remote bei eggs eventuell einfacher als bei anderen Firmen?

SD: Es war insofern einfach, da wir bereits alle notwendigen Tools betrieben haben, bevor Corona kam. Homeoffice ist auch ein Bestandteil der eggs-Arbeitsweise, es wurde nur noch intensiver genutzt. Es gab keine Systeme, die wegen Corona zusätzlich installiert werden mussten.  

EK: Zur Prüfungsvorbereitung lernte ich häufig mit Klassenkammeraden. Wie das bei Lerngruppen so ist, schweifen Gespräche ab und zu mal ab und es stellte sich heraus, dass es bei einigen meiner Klassenkameraden zu größeren Problemen bei der Umstellung auf Home-Office gab. Bei deren Arbeitgebern war die Situation komplett neu und es mussten erst Prozesse und Systeme für Heimarbeit aufgesetzt werden. Bei eggs hat jede/r Kollegin/e generell das Recht (auch ohne Sonderregelungen und Pandemien), zweimal pro Woche von zuhause aus zu arbeiten. Dieser Regelung ist es zu verdanken, dass die relevanten Vorkehrungen für ein remote Arbeiten schon vor Jahren getroffen wurden.

Welche Hard- und Software ist im Homeoffice notwendig? (auch sowas wie Lizenzen, VPN usw.)

SD: Prinzipiell braucht man als „Homeworker“ nur ein Device mit der entsprechenden VPN-Software. Dazu geben wir eine Konfigurationsdatei aus und, wenn nicht automatisch geschehen, ein Zertifikat der eggs IT, das der Mitarbeiter bei sich installiert.

EK: Eigentlich handelt es sich um ein „Rundum-Sorglos-Paket“, denn jeder Mitarbeiter bekommt an seinem ersten Arbeitstag ein Notebook von der IT ausgehändigt, auf dem die entsprechende VPN Software (OpenVPN/Tunnelblick) installiert ist. Die Konfigurationsdateien und das User Zertifikat werden bei der Erstkonfiguration hinterlegt. Um in den vollen Office Genuss zu kommen, werden jedem User Microsoft 365 Lizenzen zugeteilt und der Arbeit im Home-Office steht somit nichts mehr im Weg.

Welche Tools und Prozesse verwendet eggs unimedia

SD:  Generell sind alle allgemeinen eggs Tools (z.b. Jira, Confluence) über das Internet und ohne VPN Zugang erreichbar. Kundenspezifische Ressourcen, die nicht über das Internet erreichbar sind, sind meist über eine Site2Site VPN Verbindung über eggs zu erreichen. Der User baut dazu eine VPN-Verbindung zu eggs auf, um dann über eine eingerichtete direkte VPN-Verbindung, von eggs zum Kunden, auf dessen Ressourcen zugreifen zu können.

EK:  Für die interne Kommunikation wird meist auf Microsoft Teams zurückgegriffen. Damit ist es möglich, mit allen Mitarbeitern zu chatten, (video-) telefonieren, Dateien auszutauschen, Fragen/Posts in Threads zu veröffentlichen und - das allerwichtigste in „normalen Zeiten“ - zu überprüfen, was es zum Mittagessen gibt.

Was ist mit der Erreichbarkeit im Homeoffice für Kunden?

SD:  Jeder Mitarbeiter bei eggs hat die Möglichkeit mit Kunden via Microsoft Teams bzw. durch VoIP in Kontakt zu bleiben. Hierzu hat jeder Kollege eine Microsoft Lizenz und auch eine eigene Telefondurchwahl. Dazu muss nur die Teams App und/oder ein Client für die Telefonie installiert werden.

Gab es interne Prozesse und Workflows, die wir im Zuge des Homeoffices digitalisieren mussten? 

EK:  Hinsichtlich der IT-Infrastruktur und des IT-Services fanden keine Umstellungen oder Neueinführungen statt. Unsere HR-Abteilung musste allerdings einige Prozesse digitalisieren, wie bspw. den Urlaubsantrag oder den Antrag zum Ausgleich von Überstunden. Man darf es als Adobe Partner mit einer Spezialisierung in AEM Forms gar nicht laut sagen. Vor dem  Lockdown hatten wir für die genannten Anträge noch Formulare, die ausgedruckt, abgegeben und abgelegt wurden. An einem neuen digitalen Workflow für Krankmeldungen wird aktuell gearbeitet. 

 Wie erfolgen heute interne Abstimmungen oder Freigaben (Urlaubsantrag)? 

EK:  Abwesenheitsanträge müssen bei uns immer erst innerhalb des jeweiligen Teams fachlich genehmigt werden, bevor sie formal von HR freigegeben werden. Im Office haben die Mitarbeiter*innen hierfür ihr Antragsformular ausgedruckt, je nach interner Regelung im Team von Projektmanager*, Tech Lead, Scrum Master oder PO unterschreiben lassen und ihn dann bei HR abgegeben. Die Personalabteilung hat die Abwesenheit dann auf der internen Abwesenheitsliste eingetragen und in der Zeitverwaltung verbucht. Dieser Prozess wurde mithilfe eines Workflows vollständig digitalisiert. Den Kollegen*innen wird ein digitales Formular zur Verfügung gestellt, mit dessen Absenden der Antragsprozess gestartet wird. Im ersten Schritt landet der Antrag in Form einer responsiven E-Mail bei dem vom Antragsteller*in genannten Kollegen*in zur fachlichen Freigabe. Wird der Antrag durch Anklicken des “Approve”-Bottons genehmigt, wird der Antrag zum einen wiederum als responsive E-Mail an HR weitergeleitet und zum anderen erhält der Antragsteller*in eine Benachrichtigung, dass sein/ihr Urlaub bereits fachlich genehmigt wurde. HR überprüft nun, ob das Urlaubskontingent ausreicht, genehmigt den Urlaub formal – auch durch einen Klick in der responsiven E-Mail – und nimmt die entsprechenden Eintragungen vor. Am Ende des Workflows erhält der Mitarbeiter*in eine Benachrichtigung über die Freigabe seines Urlaubs (natürlich erfolgen auch Benachrichtigungen, sollte ein Antrag einmal abgelehnt werden, das ist aber sehr selten der Fall).

Ansonsten ist Microsoft Teams das A und O für interne Absprachen und die interne Kommunikation insgesamt. 

Zeit für ein Schlusswort Stefan

SD: Anforderungen an die IT-Infrastruktur und Anpassungen in der Verwaltung lassen sich mit etwas Vorbereitung und den zur Verfügung stehenden Tools bewältigen. 

Aber eine weitere Herausforderung wird immer deutlicher: Auch wir als Menschen müssen uns neu organisieren und auf die Anforderungen der Zukunft einstellen. Jeder von uns ist Teil eines großen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wandlungsprozesses. Ein Teil dieser Herausforderung ist es, dass man “Team” bleibt, auch wenn man über einen langen Zeitraum physisch nicht zusammenkommt. Der Austausch mit Kollegen*innen beschränkt sich in Remotemeetings vor allem auf den beruflichen Kontext. Firmenevents fallen vorübergehend aus, Gespräche mit Kollegen/innen am Kaffeeautomaten finden nicht statt. Daher haben wir regelmäßige Remoteevents eingeführt, um einfach mal wieder in entspannter Atmosphäre zusammenzukommen. In dieser Hinsicht wird sich sicherlich noch einiges entwickeln und wenn nötig, wird unser IT-Service bei der technischen Umsetzung - wie immer - kompetent unterstützen.